Der Austausch von Multifunktionsgeräten – z. B. gegen gewöhnliche Drucker – ist eine Routinesituation für die reitzner Fachabteilung. Eigentlich. Die folgenden Zahlen jedoch lassen ahnen, dass es im Fall der Stadt Ingolstadt trotz unserer jahrzehntelangen Expertise im Bereich Drucker, Kopierer und Scanner eine Herausforderung war:
Masse mit Klasse
Ersetzen von 600 Geräten gegen 500 neue Multifunktionsgeräte (200 DIN A3 und 300 DIN A 4), verteilt über 110 Adressen größtenteils in der Ingolstädter Altstadt. Zeitfenster: sechs bis acht Wochen.
Ein solches Großprojekt ist immer eine Bewährungsprobe für Prozessroutinen, Know-how und Kooperationen. Zusätzlich musste in diesem Fall „out of the box“ gedacht und gehandelt werden. Beteiligt waren das reitzner Team, unser Produktpartner und eine Hauptansprechpartnerin bei der Stadt Ingolstadt.
Die gesamte Einsatzlenkung lag in unseren Händen. Allein für die Rücknahmen, Vorinstallationen und Einweisungen war ein dreiköpfiges Lieferteam von reitzner im Einsatz.
Think big, act quick
Die Geräte wurden zeitversetzt in großen Sattelschleppern zunächst in eine extra temporär angemietete 2.000 m² große Halle geliefert. Vor dem Aufstellen an den einzelnen Empfängeradressen – unter anderem Schulen – machten wir die Standardkonfiguration mit standortspezifischen Variationen. So wurde vor Ort nicht unnötig Personal bei den Behörden, Ämtern und anderen Institutionen gebunden. Jedes neue Gerät konnte sofort genutzt werden. Auch die Geräteeinweisung nach dem „Plug & Play“ tangierte die Workflows in den verschiedenen Büros nicht, da die Mitarbeiter durch die Vorgängermodelle mit den Bedieneroberflächen bereits weitestgehend vertraut waren.
Neue Multifunktionsgeräte für beste Workflow-Voraussetzungen
Drucker, Scanner, Kopierer und Faxgerät in einem System samt Weiterverarbeitungsoptionen wie Heften und Lochen, das bedeutet ein hohes Maß an Effizienz. Umso mehr, wenn es sich um neueste Technologie handelt. Das macht jede Anwendung faszinierend schnell und flexibel. So bietet die neue Generation der Alleskönner viele Vorteile über das hohe Maß an Zuverlässigkeit hinaus. Zu den Merkmalen gehören heute besonders wichtige Funktionen wie Druckfreigabe nach Authentifizierung und die Accounting-Druckfunktion: Benutzerzugeordnete Druckprotokolle zur Nachverfolgbarkeit aller authentifizierten Druckaufträge.
Für einen maximal störungs- und unterbrechungsfreien Einsatz ist im Fall Ingolstadt zudem durch den abgeschlossenen All-in-Managed-Service gesorgt. Er beinhaltet unter anderem die vorbeugende Wartung, Fernwartung, Technikereinsätze, Ersatzteile und automatisierte rechtzeitige Tonernachbestellung. Sollten Probleme auftauchen oder sich anbahnen, wird das durch die IT der Stadt Ingolstadt erkannt. Das sind ideale Bedingungen für gezielte Prävention und schnelle Störungsbeseitigungen.
Smartes Dokumentenmanagement State of the Art
Eine Schlüsselrolle in der rundum schnellen und sicheren Gesamtlösung für die Stadt Ingolstadt spielt die eingesetzte Dokumentenmanagement-Software: Druck-, Kopier-, Scan- und Faxprozesse lassen sich damit perfekt steuern. Und das sehr anwenderfreundlich durch intuitive Bedienung. Die Integration in bestehende Systeme wie DMS und ERP ist einfach. Zudem gewährleistet die Software mit verschlüsselter Datenübertragung und mehrstufiger Authentifizierung eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.
Beispielhafte Erfolgsfaktoren
Das Großprojekt Ingolstadt spiegelt wider, was Unternehmen generell erfolgreich sein lässt:
Gute Kooperationspartner Unser renommierter Produktlieferant ist ein langjähriger Partner und Spezialist für öffentliche Einrichtungen. Er hat das gesamte Projekt von der Ausschreibungsbearbeitung an beratend und operativ stark unterstützt.
Augenhöhe Das gute Gefühl, dass alle Beteiligten – einschließlich der Ansprechpartner beim Kunden – sich als Projektteam empfinden und agieren, war allgegenwärtig. Es bedeutete in jeder Phase konstruktive Kommunikation und lösungsorientiertes Handeln. Nicht eine Minute lang gab es bei diesem Projekt ein mulmiges Gefühl. Unwägbarkeiten wurden gemeinsam gelöst.
Kontinuität Durchgängig gute Leistung und spürbares Engagement schaffen eine robuste Vertrauensbasis. So auch bei diesem Projekt: Die Fallstudie hier beschreibt unsere dritte gewonnene Ausschreibung der Stadt Ingolstadt nach den Erfolgen in 2015 und 2020.
Ein starkes Team
Die gute Performance des einen verstärkt die Motivation und den Ehrgeiz des anderen. Man schaukelt sich von hoch nach höher. In diesem Sinne waren unter anderem unsere Techniker mit ihrer ausgezeichneten Arbeit eine sehr treibende Kraft.
Fazit:
Keine Angst vor Change! Mit guter Planung, geschickter Koordination und dem lösungsorientierten Schulterschluss aller Beteiligten lassen sich Veränderungsprozesse optimal gestalten: ohne schädliche Unterbrechungen der Arbeitsabläufe und ohne schmerzhafte Ressourcenbindung.
