Daten und Informationen sind das neue Gold, sagt man. Aber wer will schon danach graben müssen!
E-Mails, Belege, Verträge, Personaldaten, Präsentationen, Protokolle … – am besten aufgehoben sind sie digital, griffbereit, logisch geordnet, nur verfügbar für Personen mit Berechtigung und unter Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Klingt kompliziert?
Unsere DMS-Spezialisten haben Erfahrung, Ideen und die nötigen Mittel für Ihre praktikable Komfortlösung. Bedeutet: Geschäftsprozesse verbessern, Engpässe und Fehlplanungen früher erkennen und Fristen leichter überwachen.
So einfach kann das Office-Leben sein:
Bewahren Sie E-Mails rechtssicher auf, gesetzeskonform, perfekt geordnet und schnell verfügbar! Und mehr. Alle Anforderungen an Ihre neue E-Mail-Organisation lassen sich mit einer individuell ausgelegten DMS E-Mail-Archivierung erfüllen:
Nach der Installation durch unsere IT Spezialisten schulen wir Sie im gekonnten Umgang und Handling – Tipps und Kniffe für den maximalen Nutzen aus Ihrem DMS-System inklusive!
Schluss mit dem Suchen nach Überstundenzetteln, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen. In der digitalen Personalakte sind alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern nach einer gemeinsam erarbeiteten Struktur zentral gespeichert. Der Zugriff erfolgt durch eine klare Strukturierung von Berechtigungen.
Gegen zeitraubende Probleme und blank liegende Nerven:
Mit unserer digitalen Personalakte müssen Sie sich keine Gedanken mehr über Datensicherheit und Datenschutz machen. Und: Der integrierte Workflow unterstützt Sie bei der Auswahl von geeigneten Bewerbern.
So sicher kann bequem sein, wenn es um so Wichtiges wie Verträge geht: Verträge werden in ein zertifiziertes Archiv digital abgelegt. Der Zugriff ist durch ein durchdachtes Berechtigungskonzept geregelt. Durch Volltextsuche haben Sie jedes Schriftstück schnell digital zur Hand. Und der Komfort geht noch weiter:
Warum Belege von Hand sortieren und ablegen, wenn es automatisch geht! Ganz einfach: Sie scannen den Eingangsbeleg, der dabei durch die OCR Zeichenerkennung erfasst wird. Sie versehen das Dokument noch mit vordefinierten Schlagwörtern und wandeln es in ein maschinenlesbares Format um. Danach wird Ihr Dokument archiviert und kann an bestimmte Stellen (z. B. Finanzbuchhaltung) im Unternehmen weitergegeben werden.
Die zentrale Archivierung ist rechtskonform, jeder Beleg über die Volltextsuche schnell und einfach auffindbar.
Auch das ist Teil des Dokumenten-Management-Systems: Post versenden wie eine E-Mail! Alle weiteren Schritte übernimmt die Post für Sie. Der Empfänger erhält wie gewohnt seine Einwurfsendung und Sie können durch das Tracking alles nachvollziehen.
Im Fall von Serienbriefen und Werbesendungen müssen Sie lediglich die Empfängeradressen hinterlegen. Die Post übernimmt den restlichen Prozess von der Produktion bis zur Zustellung. Sie sparen Zeit und Kosten – bei voller Kontrolle!
Kundenverhandlung, Mitarbeitergespräch, Arbeit unterwegs – wann immer Sie out of Office sind, müssen Sie nicht „out of Order“ sein. Sie haben durch das intelligente Dokumenten-Management-System wichtige Unterlagen sofort parat. Auf dem Notebook, Tablet oder Smartphone! Dazu loggen Sie sich einfach über den Webviewer mit dem Internetbrowser oder via Mobile App für DMS-Lösungen ein.
