Ein bisschen was geht immer, meistens mehr
Die Situation bezüglich des Dokumentenmanagement-Systems in Unternehmen hat Ähnlichkeit mit dem, was der amerikanische Automobil-Pioneer Henry Ford einst über Marketing sagte: „Fünfzig Prozent bei der Werbung sind immer rausgeworfen. Man weiß aber nicht, welche Hälfte das ist.“
Unsere Erfahrung immer wieder: Kunden ahnen oder wissen, dass sie gut 50 % ihres Dokumentenhandlings optimieren könnten. Aber sie wissen nicht, welche 50 % …
Ein DMS kann in 26 Bereichen angewendet werden. Hauptthemen sind:
- E-Mail-Archivierung
- digitale Personalakte
- Vertragsverwaltung
- Belegerkennung
- digitalisierter Postausgang
- mobile DMS-Anwendungen
- Rechnungsprüfung
Fast immer gibt es lohnende Ansatzpunkte.
Erfolgsfaktor DMS
Warum eigentlich ist es ratsam, sich tiefere Gedanken über den Umgang mit Dokumenten zu machen? In konkurierenden Unternehmen haben Kompetenzen, Produkte und Dienstleistungen heute weitestgehend ein hohes Niveau. Sie entsprechen Standards und den Erwartungen der Kunden. Eine Möglichkeit, sich als Anbieter dennoch zu profilieren, sind
- klare Kommunikation
- schnelle und korrekte Information
- nutzerunabhängige Verfügbarkeit von Kunden- und Vorgangsinformationen
Kunden spüren oder erkennen klar, wenn der Gesprächspartner beim Anbieter weiß, worum es geht und mit wem er es zu tun hat. Das wirkt: gute Stimmung, gutes Image, Vertrauen, Empfehlungsfreude.
Grundlage dafür ist der schnelle, zielsichere Zugriff auf alle relevanten Dokumente – Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenz, Memos … Hinzu kommt ein hohes Maß an Effizienz bei Recherchen und Prüfungen.
Dokumentenmanagement als Sicherheitsfaktor
Ein professionelles DMS sorgt auch für die rechtskonforme digitale Dokumentenverwaltung. Das bedeutet: Neben dem Plus an Effizienz und guter Außenwirkung bewahrt ein gut gemachtes Dokumentenmanagement-System Unternehmen vor bösen Überraschungen. Zum Beispiel erleben wir immer wieder, dass Unternehmen noch nicht auf die 2027 einsetzende Pflicht zum Versand von E-Rechnungen vorbereitet sind.
ESPA – der Gamechanger Workshop
What?! Als ESPA bezeichnen wir verkürzt eine gründliche Effizienz- und Sicherheits-Potenzial-Analyse des bestehenden Dokumentenmanagements. Sie findet in Form eines DMS-Workshops statt. Wir sehen uns den Dokumenten-Fluss im Unternehmen des Kunden als Grundlage für eine individuelle Lösung nach Maß an. Sie wird gemeinsam erarbeitet. Alles kommt dabei auf den Tisch: Gewohnheiten, Wünsche, bisherige Workflows, rechtliche Vorgaben … So lässt sich der optimale Weg der Dokumente durchs Haus praxisnah und unternehmensspezifisch definieren. Weitere Prozesse erweitern den Nutzen des Systems, weil mit der identischen Plattform beispielsweise auch Verträge und Personalangelegenheiten gemanaged werden können – korrekt und stark vereinfacht! Etwas salopp gefasst, reden unsere DMS-Experten auch vom „großen Erwachen“ oder der „Stunde der Wahrheit“:
- Fehleinschätzungen zum Thema DMS werden offensichtlich.
- Überschätzungen der bestehenden digitalen Dokumentenverwaltung zeigen sich klar.
- Prozessschwächen im Dokumentenhandling werden erkannt.
- Das abstrakt wirkende Thema ist „am Ende des Tages“ greifbar.
- Alle beteiligten Nutzer und Entscheider beginnen, die gleiche Sprache zu sprechen.
- Die Teilnehmer erarbeiten gemeinsam ungeahnte Effizienz-Effekte.
- Das Bewusstsein für rechtliche Aspekte und deren Bedeutung wächst.
99 % Umsetzer sind kein Zufall
Ein DMS-Workshop wird hin und wieder als lästig oder überflüssig empfunden – „läuft doch alles …“ Fast immer ändern sich dann schnell die Stimmung und Haltung. Ein Schlüsselmoment: Wenn die Teilnehmer sehen, auf wie viele Arten man eine Rechnung prüfen kann. Sind innere Hürden überwunden, wird gerne und engagiert über Wünsche, Ziele, Erfahrungen und Fakten beim Umgang mit Dokumenten gesprochen! Es ist nur ein kleiner Schritt für die Teilnehmer, aber ein großer Schritt für die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg des Unternehmens.
Wie gut der Austausch ankommt und der Wert eines zeitgemäßen Dokumentenmanagements erkannt wird, zeigt die Resonanz unmittelbar danach: Auf fast jeden Workshop folgt die Entscheidung zur Umsetzung eines individuell definierten Maßnahmenpakets.
Der perfekte DMS Workshop
Der DMS Workshop ist ein Schlüsselmoment in der Digitalisierung und Unternehmensentwicklung generell. Das sollten Sie beachten:
Die richtige Vorbereitung
Verschaffen Sie sich in einem Vorgespräch mit einem Experten einen ersten Eindruck über den Leistungsumfang und Nutzen eines modernen DMS. Bei dieser Gelegenheit lassen sich erste Fragen klären und bereits wichtige Informationen zu Ihren Workflows kommunizieren. Durch das umfassende Gespräch können Sie potenzielle Workshop-Teilnehmer gut einstimmen.
Das angemessene Zeitfenster
Ein DMS-Workshop dauert zwischen ein paar Stunden und mehreren Tagen. Umreißen Sie im Vorfeld mit Ihrem IT-Berater Ihre Interessenschwerpunkte und Schmerzpunkte. Die Dauer wird entsprechend geplant, kann aber dem tatsächlichen Bedarf an Input, Analyse und Beratung angepasst werden.
Die passenden Teilnehmer
Der DMS-Workshop kann der Beginn eines wertvollen Stücks Unternehmensentwicklung sein. Zwei Dinge sind daher elementar: Menschen, die das Vorhaben unterstützen und guter Input aus der Praxis. Teilnehmen sollten Entscheider sein, Meinungsbildner und Anwender aus den verschiedenen Bereichen. Auch Skeptiker gehören dazu und Mitarbeitende, die sprichwörtlich mit Papierbergen und Aktenordnern „verheiratet“ sind. Wer fürs Mitrudern gewonnen werden soll, gehört gleich mit ins Boot.
Strukturiertes Vorgehen
Der Workshop ist eine Arbeits-, Informations- und Motivationsveranstaltung, das Thema komplex. Ein klarer Themenplan mit Zeitfenstern und zielführenden Fragen bringt die besten Ergebnisse.
Kompetente Moderation
Empathische, aber bestimmte Moderation ist gefragt. Der Moderator muss sicher sein im Auftreten und in Sachkenntnis, um Teilnehmern eventuelle Unsicherheiten nehmen zu können. Widerstände müssen frühzeitig erkannt und entkräftet werden. Nicht verkäuferisch, sondern durch authentischen Praxisbezug.
Konkretes Outcome
Um vom Besprechen und Erkennen ins Tun zu kommen, sollten Sie nach dem Workshop Folgendes bekommen: Angebot, Workflowanalyse und eine Projektskizze. Das ist Standard bei reitzner. Ein Protokoll als Pflichtenheft ist gegen Aufpreis erhältlich. Den meisten Kunden genügt der Mitschrieb im Workshop im reitzner Formular DMS-Check: vorhandene Hard- und Software, Anbindung an Vor- und Nachsysteme, installierte Clients, DATEV-Anbindung, Benutzer/-gruppen und Authorisierungen, Dokumentenarten, Suchmaskenanforderungen, Workflows (Aktionen und Zuständigkeiten). Zudem erhält der Kunde auf Anfrage einen Projektplan (Termine, To-do, Zuständigkeiten).
Fazit:
Ein modernes, unternehmensspezifisch ausgerichtetes Dokumentenmanagement System ist ein bedeutender Erfolgsfaktor. Unternehmen können sich damit durch den Gewinn an Image, Effizienz und Rechtssicherheit im Wettbewerb profilieren. Die Risiken und Chancen in der Handhabung von Dokumenten werden oft noch unterschätzt. Ein professioneller DMS-Workshop bringt Klarheit über erforderlichen und wünschenswerten Handlungsbedarf. Er ist zugleich eine gute Möglichkeit, einen DMS relevanten Personenkreis für das Thema nachhaltig zu gewinnen. Entsprechend gut sollte ein solcher Workshop gut vorbereitet, organisiert und professionell geleitet werden.
