IT Modernisierung, die sich lohnt
Eine in die Jahre gekommene IT lässt sich mit wenig Aufwand modernisieren und mit einem hohen Maß an Stabilität und Zuverlässigkeit ausstatten. Gemessen an ihrer Bedeutung für ein Unternehmen ist die Restrukturierung einer IT gering aufwendig. Wirtschaftlich betrachtet lohnt sie sich massiv. Der Nutzen für Prozesseffizienz und IT Sicherheit ist enorm.
Das alles zeigt ein Projekt, das wir als IT Dienstleister für STABER im letzten Jahr realisiert haben.
STABER plant und realisiert Veranstaltungstechnik weltweit. Der überwiegende Teil der Projekte läuft international. Ein großer Teil der Kunden sitzt in den USA, unter anderem in New York und Chicago. Wenn Teams über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten und Projektdaten rund um die Uhr verfügbar sein müssen, wird Sicherheit zum harten Geschäftsfaktor. Daten, Zugriffe und Verbindungen müssen jederzeit geschützt und zugleich reibungslos nutzbar sein.
Die KPI zu dieser IT-Dienstleistung
Schnelle Realisierung
Innerhalb von nur einer Woche nach der finalen Freigabe war das Projekt umgesetzt und alles installiert.
Hohe Kosteneinsparung und Betriebssicherheit
Schon im ersten Jahr der IT-Transformation zeigt sich der starke wirtschaftliche Nutzen. Zum Beispiel kommt es seit der sauberen Restrukturierung nur noch bei extrem seltenen
Problemsituationen zu Supportkontakt.
Reibungslose Umsetzung im laufenden Betrieb
Die reitzner AG übernahm die vollständige Planung und Umsetzung des Projekts in enger Abstimmung mit dem
Kunden. Der Expertenblick von außen, verbunden mit dem Input zu den Anwendungssituationen im Betrieb und in
der Branche, prägte das durchgängige Projektmanagement. So gelang die IT-Transformation, ohne die laufenden
Geschäftsprozesse einschneidend zu tangieren.
Die Ausgangssituation: Ein Klassiker, in dem viele sich erkennen
Es ist verständlich, menschlich, nachvollziehbar: Die IT läuft. Die Performance für die Kunden funktioniert. Was im internen Workflow stört, einschränkt oder behindert, wird hingenommen oder aus Gewohnheit kaum noch registriert. Kunden und Projekte sind eben der Fokus, nicht die Details in der Art, wie man sie bearbeitet. Gut, wenn dann irgendwann der Wunsch nach optimaler IT laut wird, unter anderem nach besserer IT Infrastruktur, mehr IT Sicherheit und mehr Datensicherheit.
IT auf den Prüfstand, Schwächen beseitigen, Optimierungspotenziale nutzen
Bei unserem Kunden STABER hatten wiederkehrende Systemausfälle das Vertrauen in die veralteten Server geschmälert. Störungen waren zum Dauerzustand geworden: Verbindungen brachen ab, Zugriffe dauerten zu lange, einzelne Dienste standen immer wieder still. Jede dieser Unterbrechungen kostet Zeit, Konzentration und Nerven, besonders dann, wenn parallel Projekte auf mehreren Kontinenten laufen.
Zudem war die IT Infrastruktur über einen längeren Zeitraum stark gewachsen. Sie „schrie" förmlich nach Modernisierung, Verschlankung und einer durchgängigen Struktur.
Der Kunde, in den Jahren zuvor von verschiedenen Systemhäusern betreut, rief uns als IT Dienstleister auf den Plan, mit einem klaren Ziel: Wir sollten seine IT rundum zeitgemäß auf das Level bringen, das den Anforderungen eines weltweit aktiven Eventunternehmens nachhaltig gerecht wird.
Friede, Freude, Herausforderung
Wie bei vielen IT Optimierungen wurden die Ziele nicht allein durch „Spaziergänge" erreicht. Eine Herausforderung war der heterogene Aufbau der IT Umgebung aus Mac- und Windowsgeräten. Die Anbindung der cloudbasierten Datenablage gestaltete sich komplex.
Zudem kam es durch den Internetanbieter zu Verzögerungen, da das notwendige Modem für den Internetanschluss fehlte. Wir schufen kurzfristig eine Zwischenlösung und überführten sie anschließend in die finale Infrastruktur. Auch die Einrichtung eines Sicherheitssystems auf den Mac-Geräten stellte eine Hürde dar, die sich durch gezielte Anpassungen aber sehr gut lösen ließ.
IT up to date und fit for future: das Ergebnis
Das umfassende Update von STABER zu einem nachhaltig verlässlichen, effektiv arbeitenden Eventdienstleister auf dem IT-Level von heute, in Stichworten:
- Aufbau einer modernen Serverinfrastruktur mit sinnvoller Reduktion der Serveranzahl.
- Einrichtung eines Managed-Netzwerks.
- Implementierung von EDR zur Absicherung der Systeme.
- Einbindung der Branchensoftware und einer cloudbasierten Datenablage für flexible Zusammenarbeit.
- Einrichtung eines Cloud-Back-ups für die Datensicherung.
- Einheitlicher und aktueller Softwarestand auf allen Systemen.
- Erstellen einer sauberen Berechtigungsstruktur.
- Reduktion der Dienste auf die notwendigen.
- Einrichtung flexibler Arbeitsmöglichkeiten.
- Vereinfachung der gesamten Hard- und Softwarelösung für mehr Effizienz.
- Schaffung sauberer Nutzerprofile.
- Einrichtung eines leistungsfähigen VPN-Zugangs für den sicheren Zugriff von jedem Projektort weltweit.
Gezielt, geplant, gemeinsam: die Lösungsschritte
Das hohe Maß an Prozesseffizienz, Sicherheit, Datensicherheit und Ausfallschutz für IT und Workflows des Kunden wurde in einem stark strukturierten Projektablauf erreicht:
- Ausführliches Erstgespräch mit Bestandsaufnahme.
- Erstellung und Besprechung des Angebots und des groben Projektablaufs.
- Detaillierte Umsetzungsplanung.
- Kollaborative Umsetzung im Austausch mit dem Kunden und dessen Lieferanten für maximale Nähe zur Betriebspraxis.
Das Projektteam bestand auf Kundenseite maßgeblich aus vier Personen. Konzeptionell und operativ federführend waren bei uns im Projektteam Dominik Oberfrank, Benjamin Kluger und Günther Schoder. Unsere Techniker überzeugten durch schnelles operatives Arbeiten und Reagieren auf Herausforderungen. Beratend und lenkend waren wir zudem initiativ und on demand durchgängig für den Kunden sowie seine User da.
„Menschen machen Unterschiede": Feedback und Take-aways
Der Kunde zeigte sich sehr zufrieden mit der Projektdurchführung und dem erzielten Ergebnis. Unter anderem profitiert er in allen IT-Prozessen deutlich spürbar von dem sauberen und stabilen Serversystem. Der Überblick über die Nutzer ist einfach und jederzeit gegeben.
Besonders hervorgehoben wurde die saubere Umsetzung der neuen Infrastruktur. Zudem äußerte sich der Kunde über die Arbeit und das Engagement der Technikerkollegen sehr begeistert. Benjamin Kluger, reitzner IT Consultant und CoffeeTalker, schwärmt vom menschlich sehr angenehmen und organisatorisch geschmeidigen Zusammenspiel aller Beteiligten:
„Gemeinsam im Team macht es Spaß, solche Projekte zu realisieren, wenn wir alle an einem Strang ziehen, von Vertrieb über Consulting bis hin zur Technik. Gerade dass wir uns untereinander und mit dem Kunden immer abgestimmt haben, war super für den Projektverlauf. Menschen machen Business und Menschen machen Unterschiede."
Benjamin Kluger, reitzner IT Consultant und CoffeeTalker
IT Change Steps in der Zukunft
Durch die neue Infrastruktur steht dem Kunden ein stabil laufendes und zugleich erweiterbares System zur Verfügung, das sich flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen lässt. Dazu zählen die Planung eines schrittweisen Umbaus in Richtung Cloud sowie die Einführung eines Managed Networks.
Fazit
Aus einer historisch gewachsenen IT mit ständigen Störungen wurde in nur einer Woche eine stabile, schlanke und erweiterbare Infrastruktur. Das Ergebnis ist messbar: deutlich weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft, ein klarer Überblick über alle Nutzer und Berechtigungen sowie eine Basis, die den Anforderungen eines international arbeitenden Eventdienstleisters mit Kunden in Europa und den USA auch in den nächsten Jahren gerecht wird. Der laufende Betrieb blieb dabei unangetastet. Diese Ergebnisse sind kein Einzelfall. Sie entstehen dort, wo Bestandsaufnahme, Planung und Umsetzung konsequent ineinandergreifen.
